こんにちは、コーポレートチームの宮川です。今回はGoogle WorkSpaceの管理コストの最適化を目的として、題目のタスクを行いました。
概要
今回、当社で管理していた古くから運用されていたGoogle Workspaceを、メインで使っているprtimes.co.jpドメインのGoogle Workspaceに統合しました。 その方法と手順を紹介いたします。
統合前の移管元Google WorkSpaceの状況
Google Workspaceを統合するために、どのようなツールや手順で進めるかを検討する必要がありました。
今回の統合は、500人規模のメインのWorkspaceに、5〜10人規模のWorkspaceを二つ統合するというものです。 移管元のWorkspaceは、現状使われているかどうかも不明だったため、関係部署に確認を取りました。 移管元のGoogle Workspaceの利用状況をヒアリングした結果、状況は以下のとおりでした。
- 移管元のGoogle Workspaceの各アカウントではGoogle Driveは使っておらず、過去に作成したアイテムはバックアップ不要
- 移管元Google Workspace内でメール受信に使われているアカウントがあった
- そのGmailアカウント（移管元）から、prtimes.co.jp ドメインのアカウント（メイン側）へメールが転送設定されていた
- 移管元のドメインのメールアドレス宛てのメールは、今後も受信する必要がある
- そのアカウントのメールストレージ使用量は300GBほどあり、メールのバックアップが必要
以上の状況から、メールストレージのバックアップとメール受信の仕組みの移管が課題であると把握しました。
やったこと
上記問題を踏まえ、メールのバックアップをGoogle WorkSpace間でとることと、移管先のGoogle WorkSpaceで移管元ドメインのメールアドレスを従業員のメールに受信できる仕組みを整えました。
GoogleWorkSpace間のメールデータのバックアップについて
単純にMBOXファイルでバックアップする方法もありましたが、データ量が約300GBと非常に大きいため、メールを取り出す際に手間がかかることや、必要なメールをすぐに参照できないと従業員の負担になることを懸念し、移管先WorkSpace 側にメールバックアップ用のアカウントを作成して、そこへメールデータを移行することにしました。 この課題は、Google Workspaceの「データ移行サービス」というツールを用いることで解決できました。
参考：https://support.google.com/a/answer/9476255?hl=ja
300GBだと更にかかるかと思っていましたが、1週間弱で移行が完了しました。
ドメインを移管する
移管先のGoogle WorkSpaceでドメインを使うため、ドメインを移管します。
移管元のWorkspaceに、一時的に使用する別ドメイン（以下「代替ドメイン」）をセカンダリドメインとして登録する
移管元のWorkspaceで、プライマリドメインを先ほど登録した代替ドメインに変更する
移管したいドメイン（元のプライマリドメイン、現在はセカンダリになっている）を削除す
[削除] ボタンからセカンダリドメインを削除できると思っていたのですが、削除するには後述の作業が必要でした。 セカンダリドメインを削除するには、Workspace内でそのドメインがユーザーやグループなどに使用されていない必要がありました。そのために行った作業は、以下の二つです。
ユーザーとユーザーエイリアスのドメインを削除
移管元Google Workspaceの全ユーザーのドメインを、代替ドメインに変更する。この時、ユーザーエイリアスとして変更前のドメインが追加されるため、それも削除する。
移管対象ドメインのグループメールを削除
移管元Workspaceから、削除したいドメイン（移管対象ドメイン）を使用しているグループメールを全て削除する。
今回の作業ではグループメールは約20個あり、そもそも受信しているか、重要度はどれくらいかをヒアリングした上で、一つずつ削除していきました。
前の作業で削除したドメインを、移管先Google Workspaceのセカンダリドメインとして追加
移管先でグループメールの追加
移管元で転送設定用に使われていたGmailアドレスと同じメールアドレスで、移管先にグループメールを作成し、転送先だったメンバーを追加する。
また、受信するグループメールについて関係部署にヒアリングしたところ、受信は必要だが重要度の低いグループメールがいくつかありました。それらに関しては、Gmailのルーティング機能を活用し、（メインの従業員ではなく）先に作成したバックアップ用のアカウント宛てに転送するようにしました。 参考： https://support.google.com/a/answer/4524505?hl=ja
これらの作業によって、移管元のGoogle Workspaceから移管先のGoogle Workspaceへメールの仕組みを移管できました。 Googleはこれらの作業の変更反映までに最大24時間かかると案内していますが、今回は数分で設定が反映されました。
やってみた感想
移管元のGoogle Workspaceは2011年から運用されており、大変な作業になるかと思っていましたが、調査したところ実際にはほとんど使われておらず、最低限の作業で業務に影響なく移管できました。 また、データ移行サービスなど、Googleが便利なツールを用意してくれていたため、それらを活用して課題解決ができてよかったです。
